AMV TIN TỨC
TỔNG QUAN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG AMVGROUP
Với mục tiêu phát triển đa ngành hàng, đa lãnh thổ và chuyên nghiệp, AMV Group không thể không thường xuyên nhắc đến bài toán quản trị. Không những thế mà còn cần thiết phải nâng tầm của nó lên thành môn khoa học quản trị, liên tục làm mới để tìm đường đi cho đích đến này.

 

 

 

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong quá trình hình thành và phát triển không ít lần phải đặt vấn đề về công tác Quản trị. Từ việc quản trị nguồn nhân lực, quản trị tài chính, quản trị bán hàng, hành chính quản trị,…Tổng quan là môn học đã và đang được đào tạo tại các trường đại học đó là quản trị doanh nghiệp. Làm thế nào để quản trị một doanh nghiệp đã có nhiều tài liệu chỉ dẫn nhưng quản trị một hệ thống, một tập đoàn thì ở Việt Nam chúng ta chưa có một mô hình cụ thể nào cũng như chưa có một điều luật nào quy định cụ thể cho công tác này, phần lớn đang ở giai đoạn mô hình và thí điểm.

Với mục tiêu phát triển đa ngành hàng, đa lãnh thổ và chuyên nghiệp, AMV Group không thể không thường xuyên nhắc đến bài toán quản trị. Không những thế mà còn cần thiết phải nâng tầm của nó lên thành môn khoa học quản trị, liên tục làm mới để tìm đường đi cho đích đến này. Trong khuôn khổ của tập san nội bộ số 18 bàn về công tác quản trị lần này, chúng ta sẽ chỉ chia sẻ một khía cạnh của công tác quản trị nội bộ thông qua hệ thống phần mềm bán hàng của AMV Businessment Soft.

1-     Quản trị bán hàng là gì: Có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của những người hoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động như kho, giao hàng, dịch vụ khách hàng, đấu thầu, kế toán, tài chính, service,…

 

 

2-     Nhiệm vụ của các khối trong công tác quản trị bán hàng:

a)      Đối với nhân viên kinh doanh.

-        Thực hiện chuyên nghiệp khối sale theo chuẩn AMV. Huấn luyện, đào tạo quy trình bán hàng, mô tả công việc và chức năng nhiệm vụ của khối theo các chuẩn ISO và các SOP đã ban hành.

-        Các quản lý 3* trở lên được đào tạo và hiểu chức năng, nhiệm vụ của các khối phòng ban hỗ trợ khối sale để kết nối công việc đồng thời không “lấn sân” của nhau hoặc “giúp nhau” làm sai quy chế và/hoặc làm yếu đi hệ thống chuyên nghiệp.

-        Lập sơ đồ tuyến bán hàng đến tuyến huyện và bán đúng đối tượng đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đây là thách thức với hệ thống nhưng nếu đánh giá ở góc độ tích cực thì cũng là cơ hội để bước tiếp nhưng an toàn cho cả về sau này.

-     Mở rộng tuyến giao nhận update đến quý III, làm mới và thống nhất toàn quốc giao nhận bằng xe tuyến và/hoặc bên thứ ba có pháp nhân kèm theo hồ sơ giao hàng, bằng chứng dây chuyền lạnh. Thông báo tới khách hàng không nhận hàng từ bất cứ nguồn nào khác. Khách hàng kiểm tra điều kiện giao nhận theo Quyết định 23 của BYT ngày 7/7/2008 đối với vaccine và sinh phẩm.

b)      Đối với SS:

-    Làm mới danh sách khách hàng và danh mục hàng. Kill những đối tượng, sản phẩm không còn phù hợp.

-          Lập tuyến giao hàng đến tuyến tỉnh, huyện. Tỉnh nào không giao được đến huyện thì ký hợp đồng đại lý với tỉnh hoặc uỷ quyền cho NPP/Đại lý/Chi nhánh.

-          Đầu tư mua thêm 02 xe tải lạnh loại 2,5 tấn cấp cho Center và 1,5 tấn cho HQ.

-          Đầu tư mua thêm công cụ dây chuyền lạnh cấp cho các đơn vị

-          Thu hồi vỏ lọ tại các safpo, fastex về hậu kiểm và huỷ tập trung

-          Theo dõi và gửi thông báo đến khách hàng các sản phẩm có HSD ngắn dưới 3-6 tháng.

c)      Đối với TC-KT

-   Thực hiện việc in hoá đơn kèm theo lot, date trực tiếp trên hoá đơn trong năm 2013, trước tiên ưu tiên đối với vaccine.

-    Hàng tháng đối chiếu với thẻ kho được in ra của SS và lưu cùng thẻ kho. Bổ sung lot date viết tay những hoá đơn còn thiếu.

-       Hạn chế tối đa và tiến tới không bán nợ các sản phẩm ngoài thầu, ngoài nguồn ngân sách nhà nước.

-     Cùng xe tuyến giao hàng thu và đối chiếu công nợ. Đây cũng là biện pháp kiểm soát hàng hoá và quản lý nguồn tài sản của công ty (hàng hoá chưa thanh toán vẫn thuộc về tài sản của công ty)

3-     Các điểm kết nối giữa các khối:

a)     Điểm kết nối Marketing-Các  khối:

-          Phát triển sản phẩm mới, mô hình mới, cách làm mới

-          Kiểm soát và thông tin cảnh báo “thời gian sống” của sản phẩm (visa)

-          Tạo lợi thế cạnh tranh

b)     Điểm kết nối Sale-Các khối:

-          Với SS:Mua hồ sơ thầu, nộp thầu. Đặt đơn hàng theo sơ đồ tuyến và phối hợp với khách hàng kiểm tra hàng để tránh sai sót, hạn chế tối đa đơn hàng khẩn hoặc phát sinh thêm ngoài sơ đồ tuyến. Thu hợp đồng và thanh lý.

-          Với TC-KT: Phối hợp thu công nợ (nghiêm cấm việc thu tiền trực tiếp)

-          Với marketing: Phối hợp các hoạt động marketing

c)     Điểm kết nối Hỗ trợ bán hàng - Các khối:

-          Với Kế toán: Hàng tuần Giám sát kho đối chiếu với kế toán danh sách các khách hàng đã mua hàng và hoàn chỉnh hồ sơ giao hàng.

-          Giám sát kho đối chiếu tồn kho của các đơn vị viết hoá đơn (ĐỨC MINH, AMVGroup, Các đơn vị thành viên viết hoá đơn, viết hoá đơn đúng, đủ) vào cuối mỗi tháng với kế toán.

-           Với QM: Kiểm tra và khớp số lượng nhập, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng (vaccine), giấy kiểm định. Đối chiếu lot, date giữa CA, PK và hàng nhập thực tế để QM lưu các giấy tờ trên. Cung cấp danh sách hàng hết hoặc cận date để QM tiến hành hợp đồng hủy hàng với NICVB.

-          Với Tài chính: In danh sách khách hàng ký gửi theo hợp đồng để tra soát và thu công nợ.

-          Với Marketing: Xuất hàng FOC nếu có cho marketing. 

 

 

 

d)     Điểm kết nối Tài chính, kế toán-Các khối:

-          Giữa TC-KT: TC thu công nợ và lập phiếu thu theo hoá đơn chuyển kế toán lưu.

-          Thống nhất giá kế hoạch xuất bán cho các công ty trong hệ thống theo quý hoặc kỳ 6 tháng, ưu tiên xuất trực tiếp cho các đơn vị.

-          Với SS: Kế toán lập thẻ kho theo hoá đơn, bao gồm số hoá đơn và lot date. Hàng tháng in ra đối chiếu lot, date, sản lượng nhập, xuất và lưu.

-          Với QM: Kiểm kê và ký biên bản kiểm kê hàng hỏng, hàng huỷ trước khi chuyển kho huỷ.

Với marketing: Quản lý quỹ marketing

4-     Các điểm chốt của mỗi bộ phận trong công tác quản trị bán hàng:

a)     LG:

-          Kế toán kho sẽ cập nhật toàn bộ số lượng nhập thực tế căn cứ vào packing list, hoá đơn đầu vào của từng sản phẩm.

-           Logistic kiểm soát giao hàng đến tận nơi, nếu qua trung gian phải là pháp nhân và có hợp đồng vận chuyển.

b)     SA:

-          SA kiểm soát điều kiện của khách mua hàng và điều kiện xuất hoá đơn quy định đối với các đơn vị thành viên trong hệ thống.

-           Sale admin supervisor in toàn bộ doanh số bán ra trong tuần trên module bán hàng đã được đối chiếu và xác nhận của CP2 nộp cho SSD và CEO vào họp giao ban tuần

c)     TC: 

-          In toàn bộ doanh số của tài chính bán ra trong tuần trên module tài chính đã được đối chiếu và xác nhận của SAS nộp cho CFO và CEO vào họp giao ban các tuần

-          In và báo cáo công nợ lẻ, công nợ quá hạn cho các Giám đốc bán hàng.

-          Kế toán tài chính cập nhật toàn bộ số lượng hàng bán đã thu tiền thực tế

-          Đối chiếu với kế toán kho trên excel và khớp số liệu theo kỳ

d)     KT

-      Kiểm soát giá viết trên hoá đơn toàn chặng trong hệ thống không cao hơn giá đăng ký với cơ quan chức năng hoặc giá quy định bởi hệ thống.

-      Tra soát hoá đơn và invoice đầu vào để kịp thời phát hiện sai sót, nhầm lẫn

5-     Chức năng nhiệm vụ của mỗi công ty trong hệ thống AMV

a)     Almedic JSC:

-      Ngành nghề chính: Phát triển thương mại, đầu tư và xuất nhập khẩu cung cấp cho AMVGROUP Corp. , các nhà phân phối, các chi nhánh độc lập, thầu quốc tế, thầu NGO, liên kết thầu với AMVGROUP Corp (uỷ quyền cho công ty liên danh xuất hoá đơn sau khi trúng thầu).

-      Giám đốc đại diện pháp luật: Ds. Nguyễn Bình Minh (hoặc bổ nhiệm thành viên BGĐ)

-      Giám đốc điều hành: Ds. Nguyễn Bình Minh

-      Phụ trách chuyên môn: Ds. Trịnh Thị Ngân/Bs. Nguyễn Tuấn Hải

-      Kế toán trưởng: Đặng Ngọc Tiến

-      Kho GSP/GDP tại HQ Hà Nội

b)     AMVGROUP Corporation

-      Ngành nghề chính: Marketing và bán hàng trực tiếp hoặc thông qua các chi nhánh AMV trong cả nước

-      Giám đốc đại diện pháp luật: BGĐ đề cử một đại diện

-      Giám đốc điều hành: Ban Giám đốc

-      Phụ trách chuyên môn: Ds. Lê Thị Lan Hương/Ds. Mới thuộc SS

-      Kế toán trưởng: Phạm Đỗ Tân

-      Kho GDP tại HQ Hà Nội đủ điều kiện kinh doanh 3 ngành hành có điều kiện là vaccine-diagnostic-pharma 

c)     Chi nhánh AMVGROUP Corporation tại Đà Nẵng

-      Ngành nghề chính: Bán hàng trực tiếp trong lãnh thổ, liên kết với AMVGROUP Corp để đấu thầu. Khai thác hàng nhóm III theo chỉ đạo của BGĐ/GĐ kênh hàng.

-      Giám đốc đại diện pháp luật: Ds. Nguyễn Quốc Phú (đến khi đào tạo và bổ nhiệm được người mới tại chi nhánh)

-      Giám đốc điều hành: Các Giám đốc bán hàng và các Trưởng khối

-      Phụ trách chuyên môn: Ds. Nguyễn Quốc Phú

-      Kho GDP tại HO Đà Nẵng đủ điều kiện kinh doanh 3 ngành hành có điều kiện là vaccine-diagnostic-pharma

e)     Chi nhánh AMVGROUP Corporation tại HCMC

-      Ngành nghề chính: Bán hàng trực tiếp trong lãnh thổ, liên kết với AMVGROUP Corp để đấu thầu. Khai thác hàng nhóm III theo chỉ đạo của BGĐ/GĐ kênh hàng.  

-      Giám đốc đại diện pháp luật: Bs Nguyễn Tuấn Hải (đến khi đào tạo và bổ nhiệm được người mới tại chi nhánh)

-      Giám đốc điều hành: Các Giám đốc bán hàng và các Trưởng khối

-      Phụ trách chuyên môn: CN. Mai Anh Nam

-      Kho GDP tại HO HCMC đủ điều kiện kinh doanh 2 ngành hành có điều kiện là vaccine-diagnostic. 

 

 

 

f)      Chi nhánh AMVGROUP Corporation tại Cần Thơ

-      Ngành nghề chính: Bán hàng trực tiếp trong lãnh thổ, liên kết với AMVGROUP Corp để đấu thầu. Khai thác hàng nhóm III theo chỉ đạo của BGĐ/GĐ kênh hàng.

-      Giám đốc đại diện pháp luật: CN Lê Quốc Hoàn (đến khi đào tạo và bổ nhiệm được người mới tại chi nhánh)

-      Giám đốc điều hành: Các Giám đốc bán hàng và các Trưởng khối

-      Phụ trách chuyên môn: CN Nguyễn Thị Huyền.

-      Kho hàng tại HO Cần Thơ 

g)     Chi nhánh AMVGROUP Corporation tại Đaklak

-      Ngành nghề chính: Bán hàng trực tiếp trong lãnh thổ, liên kết với AMVGROUP Corp để đấu thầu. Khai thác hàng nhóm III theo chỉ đạo của BGĐ/GĐ kênh hàng.

-      Giám đốc đại diện pháp luật: Ts. Lý Thị Vi Hương

-      Giám đốc điều hành: Các Giám đốc bán hàng và các Trưởng khối

-      Phụ trách chuyên môn: Ts. Lý Thị Vi Hương.

-      Kho GDP tại HO Dak Lak đủ điều kiện kinh doanh 2 ngành hành có điều kiện là vaccine-diagnostic

h)     Các chi nhánh hoạt động độc lập theo chức năng và nhiệm vụ của từng chi nhánh

i)       AMV Vaccine LTD:

-      Ngành nghề chính: Các hoạt động cung ứng cho chuỗi Safpo 

-      Giám đốc đại diện pháp luật: CN Phạm Minh Quân

-      Giám đốc điều hành: Ban Quản lý dự án Safpo/Các Trưởng khối

-      Phụ trách chuyên môn: Ds. Nguyễn Hồng Sơn

-      Phụ trách chuyên môn các phòng tiêm: Đối tác liên kết từng safpo thành phần

-      Kế toán trưởng: CN Lê Thị Ánh Tuyết

-      Kho GDP tại HQ Hà Nội kinh doanh vắc xin và sinh phẩm chẩn đoán

j)       AMV Diagnostic LTD:

-      Ngành nghề chính: Các hoạt động cung ứng cho Fastex

-      Giám đốc đại diện pháp luật: CN Phan Tiến Dũng  

-      Giám đốc điều hành: Ban quản lý dự án Fastex/Các Trưởng khối

-      Phụ trách chuyên môn: CN Giang Thái Sơn

-      Phụ trách chuyên môn các labo xét nghiệm: Theo từng fastex cụ thể

-      Kế toán trưởng:  CN Phan Thị Thuý Liễu

-      Kho GDP tại HQ Hà Nội kinh doanh sinh phẩm chẩn đoán

k)     AMV Pharmaceutical LTD: Tạm treo đến hết năm 2013, các hoạt động của pharma sẽ thông qua AMVGROUP Corp.

l)       AMV Thành viên (Minh Long, Holimco): Hoạt động độc lập theo theo chức năng và nhiệm vụ của từng công ty

m)   Công ty sản xuất dự kiến:

-      Tên tiếng việt: Công ty TNHH Vắc xin và sinh phẩm Việt Nam

-      Tên tiếng anh: Vietnam Biological Products and Vaccine Company limited

-      Tên viết tắt: VINABIOVAC ., Ltd

-      Trụ sở chính: Tại Đà Lạt, Lâm Đồng

-      Ngành nghề chính: Mua công nghệ và Sản xuất các sản phẩm có công nghệ cao. Xuất nhập nguyên liệu và bán thành phẩm

-      Giám đốc đại diện pháp luật: PGS. TS Đào Xuân Vinh

-      Giám đốc điều hành: Ban Giám đốc (mới)

-      Phụ trách chuyên môn: TS. Đào Xuân VInh

-      Kế toán trưởng: Bổ nhiệm tại Đà Lạt

-      Kho GSP/GDP tại Đà Lạt

Ban giám đốc cùng với các Trưởng khối sẽ lập tiến trình thời gian để thực hiện các công việc trên hoàn thành trong quý III đồng thời tăng cường công tác huấn luyện và đào tạo theo các SOP đã bổ sung và điều chỉnh để quản trị hệ thống bán hàng an toàn và đạt hiệu quả cao nhất. 

 

 

Song hành với việc quản trị hệ thống bán hàng là công tác quản trị nguồn nhân lực. Trong quý III các Trưởng khối, Giám đốc đơn vị và Giám đốc bán hàng ngoài việc điều hành các hoạt động diễn ra hàng ngày sẽ cùng bộ phận nhân sự huấn luyện các SOP, các điểm kết nối và các điểm chốt. Tìm ra các sai khác hoặc bất cập của các vị trí, các thành viên đề xuất đào tạo lại, luân chuyển và sa thải để đảm bảo cho kế hoạch của năm 2014 và nhiệm kỳ III. 

Các quản lý trung gian và quản lý cấp cao tiếp tục tự cập nhật các thông tin của các khối hỗ trợ trong hệ thống để phối hợp và hoàn thiện các công việc của mình.

Các Giám đốc bán hàng tận dụng tối đa lợi thế về cơ sở hạ tầng và nguồn lực hiện có để phát triển tối đa ngành hàng và lãnh thổ được giao, tránh lãng phí (theo dự thảo luật phòng chống lãng phí thì đây cũng là một lỗi lớn cần được xem xét).

Những người quản lý mới với vai trò của Giám đốc đại diện pháp luật và Giám đốc điều hành các đơn vị thành viên học hỏi và nâng cao trình độ quản trị doanh nghiệp, đạo đức nghề nghiệp, thiết lập các mối quan hệ để lái các con tầu cập bến an toàn sau mỗi chặng đường đi lên cùng hệ thống.

“Trong ngành kinh doanh này, khi bạn nhận ra bạn đang gặp rắc rối, thì cũng là lúc đã quá muộn để cứu lấy bản thân. Điều duy nhất có ích bạn nên làm lúc đó là tự tin đối diện với nó và đừng sợ hãi” (trích 20 câu nói nổi tiếng của Bill Gates).

 

 

 

Theo President & CEO AMVGROUP
Số lượt đọc:10256  - Cập nhật lần cuối: 15/07/2013 09:02:57
Các tin khác
Tin tức - sự kiện
DỰ ÁN AMV



SẢN PHẨM - DỊCH VỤ
 



 
Địa chỉ: Số 47-51, Ngách 323/83, Ngõ 205, Đ.Xuân Đỉnh, Q.Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: (04) 6258 6666/ 6258 8881 - Fax: (04).6258 7777
Hotline: 0928 558 888 / Email: info@amv.vn / Web: amv.vn
Số lượt truy cập:   3939095
Thiết kế bởi: Active Group